De term archief kan drie betekenisssen hebben: l. het (archief-)materiaal; 2. het (archief-)gebouw (de bewaarplaats), 3. de (archief-)dienst (de instelling). Door de eeuwen heen zijn er wat betreft de archieven (in alledrie de betekenissen) veranderingen geweest. In dit artikel wordt, na een algemeen-historisch overzicht, met name het gemeentearchief van Zaanstad behandeld. De overige voor de Zaanstreek van belang zijnde archieven zijn summier behandeld onder Archief, zie aldaar.

Reeds in de klassieke oudheid waren archieven bekend, als onderdeel van de bibliotheken (proto-bibliotheken met een archieffunctie). Koningen, magistraten, diplomaten en andere hoogwaardigheidsbekleders vormden aanvankelijk hun eigen particuliere (familie-)archieven. Later werden de officiële gedeelten opgenomen in de staatsarchieven. Daarnaast bestonden er particuliere archieven van de grote wijsgeren en schrijvers (onder andere Homerus, Aristoteles, Plato, Cicero). De oudste in archieven voorkomende documenten waren kleitabletten, wastafeltjes, papyrusrollen en codexen, beschreven met beeld-, spijker- of letterschrift. Al deze documenten (zoals wetten, vonnissen, rapporten, volks- en senaatsbesluiten) werden bewaard in tempels. De staatsarchieven dienden voor administratief gebruik (bewijsfunctie), maar werden eveneens veelvuldig door de geschiedschrijvers geraadpleegd.

Na de neergang van het Westromeinse rijk kwam in onze streken de archiefvorming geleidelijk weer op gang door de activiteiten van de geestelijkheid. In de vroege middeleeuwen waren de kloosters de centra van de schrijfkunst, waar al gauw de wereldlijke landsheren hun bescheiden lieten opstellen en bewaren, (bv. de graven van Holland door de abdij van Egmond). De werkzaamheden in deze hofkapellen zorgden voor groei tot aparte bureaus, de kanselarijen.

Vanaf de 13e eeuw ontstonden afzonderlijke lichamen met eigen archieven (zoals rechtbanken, leenkamers, domein- en rekenkamers), die zelf hun stukken opstelden en bewaarden. Stadsbesturen gingen in navolging ook hun eigen archieven vormen.

Naast de middeleeuwse archivalia, zoals charters (oorkonden en akten op perkament), registers en cartularia (boeken met ingeschreven stukken), rekeningen, en keurboeken (met wetten en verordeningen), bevinden zich ook brieven, notulen- en resolutieboeken, en belastingkohieren vanaf de 15e/ 16e eeuw in de archieven.

In de loop van de 13e eeuw werd het papier de grote concurrent van het perkament; na de komst van de boekdrukkunst (ca. 1450) werd het perkament geheel verdrongen.

De oudste methode van opbergen was in houten (met ijzer beslagen) archiefkisten, die ter beveiliging van verschillende sloten waren voorzien. De toename van de archieven maakte andere opbergsystemen noodzakelijk: charterkamers en loketkassen. Als toegang gebruikte men al vroeg inventarissen. In de 16e eeuw werden de archieven weer van belang als bron voor historici. Voor het raadplegen van archieven was echter wel toestemming en controle vereist.

Tijdens de Franse tijd hadden er op archiefgebied grote veranderingen plaats. Het archiefbeheer werd voortaan opgedragen aan afzonderlijke organen, los van de archiefvormende. De archieven moesten in aparte depotruimten worden opgeborgen (scheiding van document en gebruiker). De overgebrachte archieven werden in beginsel voor iedereen openbaar en konden kosteloos geraadpleegd worden. Hiervoor verschenen beheer- en gebruiksregels.

Zo ontstonden het algemeen rijksarchief in Den Haag en de rijksarchieven (tot circa 1877 nog provinciale) in iedere provinciehoofdstad. De gemeente- en waterschapsarchieven namen pas in de eerste helft van de 20e eeuw enige vorm aan en de streekarchieven/-archivariaten zijn mogelijk geworden door de Wet Gemeenschappelijke Regelingen van 1949. Als hoofd van deze archiefdiensten werden archivarissen aangesteld. De in 1891 opgerichte 'Vereniging van Archivarissen in Nederland' (VAN) nam het initiatief voor de totstandkoming van de eerste Archiefwet van 1918. Deze wet gold alleen voor de overgebrachte archieven (tot 1813). De huidige Archiefwet van 1962 betreft ook de archieven van na 1813 en het toezicht op de niet-overgebrachte archieven (inspectietaak). Op enkele uitzonderingen na moeten sindsdien alle overheidsarchieven die ouder zijn dan 50 jaar, overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. Verder besteden beide wetten onder meer aandacht aan de opleidingseisen van de archiefambtenaren (middelbare en hogere), hetgeen de Rijksarchiefschool deed ontstaan (1919-1924 en 1955-heden).

De toenemende overheidsbemoeienis had een steeds grotere verscheidenheid aan archiefstukken tot gevolg. Ten behoeve van een betere toegankelijkheid werden ordenings- en registratuurplannen ontworpen: de 19e eeuwse seriestelsels en de 20e eeuwse rubrieksgewijze- en zaaksgewijze ordeningen (de decimale code van de Zaandamse gemeentesecretaris J.A. Zaalberg van circa 1920 is landelijk bekend geworden als de voorloper van de huidige code VNG; hij voerde daarbij het voor die tijd zeer moderne Stolzenberger dossier-opbergsysteem in). Bovendien verschenen er als hulpmiddel diverse gidsen en repertoria. Een nieuw 20e eeuws probleem werd de archiefvernietiging. Moderne vormen van documenten doen hun intrede: film-rollen, video- en geluid-banden, micro-fiches, floppy-discs et cetera. De automatisering staat bij het archiefwezen nog wel in de kinderschoenen. Programmaturen bevinden zich in de ontwerpfase. De archiefdepots moeten heden ten dage aan zeer strenge eisen voldoen. Zij behoren niet alleen brand- en lichtvrij maar ook klimatologisch goed geregeld te zijn.

De belangstelling voor de archieven heeft gedurende de laatste decennia van de 20e eeuw een enorme vlucht genomen, in het bijzonder wat het familieonderzoek (Genealogie) betreft. De Wet Openbaarheid van Bestuur van 1980 breidde de openbaarheid uit tot de niet-overgebrachte archieven.

De particuliere archieven zijn daarnaast altijd blijven bestaan, al of niet in bewaarplaatsen opgenomen (b.v. Koninklijk Huisarchief). De diverse particuliere documentatie-centra (b.v. Centraal Bureau voor Genealogie) dateren van de 20e eeuw.

Tegelijk met de samenvoeging van de zeven Zaanse gemeenten Assendelft, Koog aan de Zaan, Krommenie, Westzaan, Wormerveer, Zaandam en Zaandijk tot de gemeente Zaanstad in 1974 droegen de voormalige gemeentesecretarissen het beheer van hun archieven over aan de nieuwe gemeentesecretaris. Als voorlopige archiefbewaarplaats werd in 1975 het pand Prins Bernhardplein l te Zaandam aangewezen, terwijl de administratie, bibliotheek en atlas werden ondergebracht in huis 'De Cardinaelen', Hogendijk 60-64 te Zaandam. Het geheel ressorteerde als 'Bureau voor Heemkunde en Oud-Archief' onder de secretarie-afdeling Onderwijs. Aan het hoofd van dit bureau kwam J.J. Zonjee te staan. Laatstgenoemde was reeds vanaf 1968, toen hij de in de Zaanstreek alom bekende Frans Mars opvolgde, heemkunde-ambtenaar van de gemeente Zaandam. Tevens was hij conservator van de verzameling van de 'Oudheidkundige Vereniging J. Honig Jzn. Jr.' Met uitzondering van het museale materiaal (in Zaanlandse Oudheidkamer, Lagedijk 80 te Zaandijk) kwam deze collectie ook bij het voornoemde bureau te berusten.

In 1976 werd het bureau opgeheven en het 'Gemeentearchief' als zelfstandige secretarie-afdeling ingesteld. De heemkunde-ambtenaar werd benoemd tot gemeentearchivaris, die voortaan het beheer over de archieven zou krijgen. Dat wil zeggen tot zijn vertrek in juli 1986, toen zijn functie wegens reorganisatie en bezuinigingsmaatregelen van de gemeente niet meer werd opgevuld. Vanaf dat moment kwam de dagelijkse leiding in handen van de secretarie-afdeling Interne Zaken terwijl de gemeente-secretaris evenals in 1974 als formele archiefbeheerder ging optreden.

Invalid Link

Versiering hoofdingang gemeentearchief aan de Hoogstraat, t.g.v. nieuwe dienst publiek in 2002. In deuropening de heer D. Kerssens, archiefmedewerker. Bron: Beeldbank, Gemeentearchief Zaanstad

Vanwege gebrek aan financiële middelen en het niet kunnen vinden van een geschikt gebouw heeft de tijdelijke huisvesting van het gemeentearchief nog tot eind 1987 moeten duren. De verbouwing van de bedrijfspanden van de voormalige drukkerij en schoolleverancier P. Out bv, gelegen aan de Hoogstraat 30-34 te Koog aan de Zaan, tot de archiefbewaarplaats die aan alle wettelijke vereisten voldoet, was toen gerealiseerd. De officiële opening vond plaats op 29 januari 1988.

Behalve de voornoemde gemeentelijke `statische` archieven (ca. 1400-1940) zijn daar particuliere archieven (van bv. diverse kerkgenootschappen, bedrijven, verenigingen. families en personen) aanwezig. Bovendien werden bij de ingebruikneming de `semi-statische` archieven (1940-1973) vanuit het stadhuis, en de burgerlijke stand- en bevolkingsregisters (tot ca. 1940) vanuit de afdeling Burgerzaken naar de nieuwe archiefbewaarplaats overgebracht. Als archiefaanvullende en -ondersteunende verzamelingen kunnen de bibliotheek (met boeken, tijdschriften, folders, brochures, kranten en ander documentatiemateriaal) en de topografische-historische atlas (met prenten, tekeningen, plattegronden, foto`s, dia`s, films en dergelijke) genoemd worden. Op een groot aantal bestanden zijn ingangen voorhanden. Om al deze bescheiden te kunnen raadplegen (kosteloos) is het archief dagelijks van maandag t/m vrijdag geopend. Verschillende reproductie-mogelijkheden worden aangeboden (niet kosteloos). Over niet al te lange tijd zullen de meest gevraagde bestanden ( met name de genealogische bronnen) allemaal op micro-fiches staan, die te lezen zijn met behulp van readers en direct te kopieren via een reader-printer. De automatisering is eind 20e eeuw pas in een zeer pril beginstadium.

T. de Groot

Literatuur.

• J.A.M.Y. Bos-Rops en M. Bruggeman, Archiefwijzer: handleiding voor het gebruik van archieven in Nederland (1987);
• W.J. Formsma, Gids voor de Nederlandse archieven (1967);
• Grote Winkler Prins (1977);
• P. Schneiders, Bibliotheek, bibliografie en documentatie: een historische benadering (hfst. 2 uit: Bibliotheek en documentatie: Handboek ten dienste van de opleidingen, 1984).